El objetivo de la decisión administrativa del Instituto Nacional de Asociativismo y Economía Social (INAES) es asistir a “entidades que según los parámetros de oportunidad, merito o conveniencia, a criterio de la Dirección Nacional de Promoción y Desarrollo Cooperativo y Mutual y/o de la Dirección Nacional de Cumplimiento y Fiscalización sea necesario incluir”.

En los considerandos de la norma se establece que “se ha visualizado además que la problemática de acceso a libros físicos es compartida por otras entidades que no se inscriben en el Registro Nacional de Efectores de Desarrollo Local y Economía Social por lo que resulta necesario ampliar el programa mencionado”.

El Anexo de la Resolución 3045/2022 establece que “las entidades deberán solicitar por escrito la intención de acceder al Programa de Acceso a Libros Gratuitos”.

Asimismo se destaca la confección de una cartilla orientativa denominada “Pasos administrativos una vez obtenida la matrícula” que ha servido para el dictado de formaciones, así como de guía a diversas entidades para completar sus registros. Desde El Portal de las Cooperativas recomendamos la lectura de este material de carácter didáctico, cuya lectura es ágil.

Pasos administrativos una vez obtenida la matrícula
El instructivo describe cuáles son los Libros Sociales y los Libros Contables,
cómo se realiza la rúbrica de los mismos,
ofrece modelos de actas de Consejo de Administración y de Asamblea, entre otros.

Libros sociales

De acuerdo a la Ley 20.337 y al Código Civil y Comercial de la Nación, las Cooperativas deberán llevar una serie de libros. Aquellas articuladas con el Estado cuentan con un régimen especial que permite reducirlos. No obstante, es importante comprender las particularidades de cada uno de ellos.

• Actas de reuniones del Consejo de Administración: es el libro donde se vuelca lo sucedido en cada reunión del Consejo de Administración. En él se deben transcribir los temas tratados y las resoluciones alcanzadas. Cada acta deberá estar firmada, como mínimo, por el presidente o la presidenta, y el secretario o la secretaria. Es importante aclarar que, aunque no es lo aconsejable, muchas veces entre la fecha de obtención de la matrícula y la fecha de rúbrica de los libros suele pasar un tiempo; en ese período, el órgano debió reunirse y las actas las debió haber realizado en hojas sueltas denominadas “actas volante”. Es importante señalar que, una vez que se obtiene el libro rubricado, estas actas volante deben ser transcriptas al libro de una manera particular.
• Actas de Asambleas: aquí se transcribe lo que sucedió en cada asamblea de asociados y/o asociadas ya sean ordinarias o extraordinarias, incluso aquellas que se realizan en forma autoconvocada (como ya veremos a continuación), y se deben volcar los puntos de los temas tratados, los debates y las mayorías con las que se aprobó cada resolución. Cada acta deberá estar firmada -como mínimo- por el presidente o presidenta, secretario o secretaria, y dos personas asociadas más que se hayan elegido en la Asamblea.
• Informe de Sindicatura: aquí se transcribe, a través de informes, observaciones y requerimientos de las personas asociadas.
• Informe de Auditoría: aquí el contador o la contadora pública externa a la cooperativa debe volcar sus informes trimestrales de auditoría, y el informe anual. Si en la cooperativa hay una persona asociada que sea contador o contadora y resulta elegida en la Sindicatura, entonces puede ocupar la Auditoría externo.
• Registro de personas asociadas: es el libro en el cual se vuelcan los movimientos de altas y bajas de asociados y asociadas de la cooperativa. Siempre que haya un registro en este libro debe haber un acta del Consejo de Administración que la respalde. A partir de la resolución N°1000/2021 del INAES, existe la posibilidad de llevar este registro de manera digital mediante un sistema habilitado en la página del Instituto, ingresando con clave de acceso, como se ve en la página siguiente .
• Libro de Asistencia a Asambleas: en cada Asamblea de asociados y/o asociadas, todas las personas presentes deberán firmar este libro como prueba de su asistencia. Si bien no es un libro obligatorio, ayuda a una buena organización y control de la cooperativa, por lo que es recomendable tenerlo rubricado.